ツール貧乏になっていませんか?チャット導入で業務効率が低下しているので対策をまとめてみた

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チャット

いまの仕事では、社内/外のやり取りでチャットを活用している。リアルタイムでやり取りができるし、ちょっとした共有事項や確認にとても便利。だが、チャットの導入で「業務が効率的になりましたか?」と言われると疑問で、むしろ、チャット対応に追われ集中して作業をする時間が減り、業務効率が低下したような気さえしている。

効率化のために導入したツールのせいで、時間が削られる。まさにツール貧乏な状態。

そこで、チャット導入による副作用的な問題点とその対策についてまとめてみました。

 

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チャット導入で問題になること

情報が溢れすぎる

チャットはその気軽さから、送る必要のない人にも情報を届けてしまう。僕はChatworkを使っているけど、たくさんの「部屋」ができて、どれが何に対応しているのか正直よく分からない。不必要な情報も飛んでくるし、かといってスルーしていいのかも分からない。他部署、チームの進捗が分かるのはいいかもしれないが、確認作業でいちいち時間が取られてしまう。

メッセージが気になる

見なければいい、と言われたらたしかにそうなんだけど。上司からのメッセージやTOで送られてくるものはどうしても気になってしまう。作業系のタスクであればチャットの確認と平行して行えるけど、集中が必要なタスクは時間が細切れになるため効率が悪くなる。

 

チャット導入で作業効率をあげるための対策

チェックする時間を決める

チャット

アラームがなる度にチャットをチェックし、案件の進捗を確認して返信をする。仕事をしてる気になるし、できる人っぽい雰囲気に浸れるが、集中力散漫で効率が悪いことに気づこう。

都度チェックをするのではなく、例えば作業時間を90分1コマに設定し、初めの5〜10分でチャット確認/返信を行う。終わったら残り80〜85分は一切確認せず作業を行うというメリハリが重要。大事な要件や緊急事態であれば電話がくるので、90分に1回のチェックで正直十分だ。

ルールを決める

情報が溢れて時間が取られるのは、その情報が何を意味し、何を求めているのか?を把握するのにじっくり確認する必要があるから。つまり、はじめに「これは共有事項なんだな」「これはフィードバックが必要だからじっくり読もう」ということがわかれば、確認時間に濃淡をつけることができる。

なので例えば、「雑談」はここ、「議論」はここ、「共有」はここ、などコミュニケーション別に部屋を分けたり、メッセージの冒頭に【共有】【要FB】【依頼】【相談】などのタグをつけるようにしよう。加えて、【3月7日まで】といつまでに返信する必要があるかわかればなお親切。

 

ツールは効率化に不可欠だけど、導入して満足、ドヤ顔の経営者や担当者が多いように思う。
ツール貧乏に陥らないために、導入前後の変化を検証し、きちんと運用ができているかを見直してみてほしい。

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